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Publicado el

12/03/13 17:47

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Descripción

 

Requisición de usuario (RU) para software de

Gestión documental

  1. Generalidades del programa

El Programa de gestión documental tendrá como finalidad la digitalización visualización y administración de imágenes de los créditos vigentes y no vigentes de la compañía

El Software de gestión documental deberá ser  necesariamente un programa web que se pueda utilizar en cualquier lugar del país.

Contará con usuarios y perfiles específicos para las diferentes funciones y operaciones de la compañía.

Deberá generar reportes planos de la información incluida en cada crédito por las diferentes áreas de la compañía.

  1. Especificaciones del programa

 

  1. Usuario y contraseña
  2. Tipos de usuario
  3. Menú general
  4. Reportes

 

  1.  Usuario y contraseña

Siempre que un usuario ingrese al icono del programa se deberá desplegar una ventana como esta:

                                   

El usuario y la contraseña serán únicos y personales

  2.2 Tipos de usuario

Los usuarios estarán divididos por las siguientes funciones:

Perfil 1: Cargue de imagen y número de crédito

Perfil Consulta: Visualización de imagen y estado de crédito

Perfil 2: Aprobación de crédito

Perfil 3: Cargue de información de crédito

Perfil 4: Cambio de estado crédito

Perfil 5: Generación de reportes

  1. (Dos) usuarios administradores que tendrán acceso a todas las opciones del menú principal

2.3. Menú general

                                       

2.3.1 Menú general Perfil 1

Una vez el sistema determine que el usuario y la contraseña pertecen a un usuario Perfil 1 el sistema lo enviara a una pantalla de menú principal como la siguiente:

                                          

Si el usuario con Perfil 1 hace clic en cargue de imagen el sistema lo enviara a una pantalla similar a esta:

                                                  

Al seleccionar la opción Examinar el programa desplegara la búsqueda en las carpetas del pc o portátil para que el usuario seleccione la imagen previamente escaneada y la cargue.

 

                            

 

 

 

Una vez seleccionado el archivo se carga en el sistema y se le asigna el número de crédito (este debe ser idéntico al que arroja el sistema Argus).

                                                         

Cuando el usuario verifique que la imagen a cargar es justamente la deseada debe seleccionar la opción Cargue de archivo, inmediatamente el sistema lo debe llevar a la pantalla de numero de crédito.

                                                  

Cuando el usuario digite el número de crédito (este número es único y no se puede repetir) y  la opción de cargue el sistema le entregara un mensaje anunciándole el fin de la operación.

Los créditos escaneados y cargados por el usuario Perfil 1 siempre quedaran en estado (Enviado) hasta que el usuario Perfil 2 realice modificación

                                          

Si el usuario Perfil 1 desea visualizar el estado de crédito deberá seleccionar la opción de visualización de imagen y estado

                                          

Sistema lo enviara a una pantalla de menú principal como la siguiente:

                                                

Esta pantalla debe tener filtros para facilitar la búsqueda.

En esta pantalla se debe visualizar el estado del crédito y la imagen escaneada del crédito haciendo clic en la opción ver imagen.

 

2.3.2 Menú general Perfil 2

Cuando el sistema determine que el usuario y la contraseña corresponden a un usuario Perfil 2 lo llevara a las siguientes opciones.

                                      

Si el usuario Perfil 2 desea visualizar el estado de crédito deberá seleccionar la opción de visualización de imagen y estado.

Sistema lo enviara a una pantalla de menú principal como la siguiente:

                                                

Esta pantalla debe tener filtros para facilitar la búsqueda.

En esta pantalla se debe visualizar el estado del crédito y la imagen escaneada del crédito haciendo clic en la opción ver imagen.

Si el usuario Perfil 2 desea aprobar créditos deberá hacer clic en la opción aprobación de créditos

                                      

Luego de seleccionar la opción de aprobación o rechazo de créditos el sistema dirigirá al usuario Perfil 2 a una pantalla  donde solo encontraran los créditos en estado (ENVIADO) similar a esta:

                                        

El usuario Perfil 2 podrá ubicar el crédito que busca de dos maneras, la primera sobre el listado total de créditos en estado (ENVIADO) y la segunda digitando el número de crédito en el buscador.

                                                      

Ubicado el crédito, el usuario Perfil 2 podrá cambiar el estado del crédito haciendo clic en el número de crédito y luego en el botón aprobar crédito.

Después de aprobado el crédito, el sistema mostrara el siguiente mensaje:

                                    

Si el usuario quiere rechazar el crédito debe realizar el mismo proceso de la aprobación pero debe seleccionar la opción Rechazar inmediatamente el sistema enviara un mensaje como el siguiente:

                                  

El estado Rechazado no podrá ser modificado y terminara el proceso para este crédito.

2.3.3 Menú general Perfil 3

Cuando el sistema determine que el usuario y la contraseña corresponden a un usuario Perfil 3 lo llevara a las siguientes opciones.

                                  

Si el usuario Perfil 3 desea visualizar el estado de crédito deberá seleccionar la opción de visualización de imagen y estado.

Sistema lo enviara a una pantalla de menú principal como la siguiente:

                                                

Esta pantalla debe tener filtros para facilitar la búsqueda.

En esta pantalla se debe visualizar el estado del crédito y la imagen escaneada del crédito haciendo clic en la opción ver imagen.

Si el usuario Perfil 3 desea cargar información créditos deberá hacer clic en la opción cargue de información de crédito.

                                  

Al seleccionar la opción de cargue de información de crédito el sistema enviara al usuario Perfil 3 a una pantalla similar a esta.

                                                      

El usuario Perfil 3 podrá ubicar el crédito que busca de dos maneras, la primera sobre el listado total de créditos en estado (APROBADO SCANNER) y la segunda digitando el número de crédito en el buscador.

Una vez seleccione el número de crédito el sistema llevara al usuario a una pantalla similar a la siguiente imagen:

                                          

El campo Número de crédito debe venir diligenciado automáticamente.

Los campos Cedula, Apellidos, Nombres, Monto solicitado, serán los únicos en los que se pueda digitar.

Los campos Pagaduría, Ciudad, Tabla de estado, Plazo, Línea de crédito, son para seleccionar de una lista diferente por cada campo, similar a la siguiente imagen:

                                            

El campo fecha debe llevar la opción de seleccionar el día y mes desde un calendario similar a la imagen:

                                              

El campo de Cuota y el campo de Valor libranza se llenaran automáticamente conforme a las formulas estipuladas para sacar estos valores.

Una vez el Usuario Perfil 3 termina de diligenciar TODOS los campos seleccionará la opción grabar y el sistema almacenara toda la información y deberá cambiar el estado de APROBADO SCANNER a SCANNER y mostrara un mensaje en pantalla similar a la imagen:

                               

2.3.4 Menú general Perfil 4

Cuando el sistema determine que el usuario y la contraseña corresponden a un usuario Perfil 4 lo llevara a las siguientes opciones.

                                 

Si el usuario Perfil 4 desea visualizar el estado de crédito deberá seleccionar la opción de visualización de imagen y estado.

Sistema lo enviara a una pantalla de menú principal como la siguiente:

                                                

Esta pantalla debe tener filtros para facilitar la búsqueda.

En esta pantalla se debe visualizar el estado del crédito y la imagen escaneada del crédito haciendo clic en la opción ver imagen.

Si el usuario Perfil  4 desea cambiar de estado el crédito deberá hacer clic en la opción Cambio de estado de crédito

                                 

Luego de seleccionar la opción Cambio de estado de crédito, el sistema abrirá la siguiente pantalla:

                                              

El usuario Perfil 4 deberá seleccionar el crédito que desea cambiar de estado haciendo clic en el número del crédito.

Podrá seleccionarlo de la lista o utilizar un filtro para una búsqueda más rápida.

                                    

Una vez ubicado en la pantalla de cambio de estado el usuario Perfil 4 podrá cambiar de estado el crédito seleccionando el nuevo estado de una lista desplegable y haciendo clic en la opción Cambiar de estado.  

                   

Una vez realizado el proceso de cambio de estado, el sistema enviara un mensaje de información como este. Los cambios de estado únicamente se realizaran en este orden:

                                                       

Si el usuario Perfil 4 selecciona pasar de estado un crédito de LIBRE VENTA a VENDIDO el sistema lo enviara a la siguiente pantalla:

                                         

Una vez el Usuario perfil 4 seleccione el nombre del Fondeador deberá hacer clic en Cambiar de estado y en ese momento el sistema enviara el siguiente mensaje.

                                     

2.3.5 Menú general Perfil Consulta.

Cuando el sistema determine que el usuario y la contraseña corresponden a un usuario Perfil Consulta lo llevara a las siguientes opciones.

 

 
 

 

 

 

Sistema lo enviara a una pantalla de menú principal como la siguiente:

                                                

Esta pantalla debe tener filtros para facilitar la búsqueda.

En esta pantalla se debe visualizar el estado del crédito y la imagen escaneada del crédito haciendo clic en la opción ver imagen.

  1. Reportes

La generación de reportes únicamente la podrán ejecutar Los perfiles administradores y el Usuario perfil 3.

                               

Cuando el Usuario autorizado seleccione la opción de reportes el sistema lo enviara a una pantalla similar a la siguiente:

                                                          

Si el usuario selecciona la opción de reporte interno el sistema lo enviara a la siguiente pantalla:

                                                          

La opción de INFORME GLOBAL generara un archivo plano de TODOS LOS REGISTROS con sus diferentes actualizaciones.

Si se requiere un informe más detallado se deberá seleccionar la opción INFORME DE ESTADOS, si se da clic en este Ítem el sistema abrirá una pantalla similar a esta:

                                        

En la opción INFORME LIBRE VENTA, el Sistema generara un archivo plano filtrando en  el campo tabla de estado únicamente los créditos que se encuentran en estado LIBRE VENTA.

La opción INFORME DE VENDIDOS POR FONDEADOR, el sistema generara un archivo plano filtrando en  el campo tabla de estado únicamente los créditos vendidos discriminando a los fondeadores.

En INFORME DE DESISTIMIENTOS, el sistema generara un archivo plano filtrando en  el campo tabla de estado únicamente los créditos En estado desistimiento.

Si se selecciona la opción de INFORME POR RANGO DE FECHA el sistema enviara al usuario a otra pantalla donde podrá seleccionar el rango de fecha que desea descargar.

                                                          

Si el Usuario autorizado seleccione la opción de reporte por Fondeador el sistema lo enviara a una pantalla similar a la siguiente: 

                                                

Seleccionando cualquier opción el sistema generara un archivo plano requerido por cada Fondeador para la venta de cartera.